Utbildningshandläggare med fokus på schemaläggning och tentamenssamordning

Försvarshögskolan söker en utbildningshandläggare med fokus på schemaläggning och tentamenssamordning

Försvarshögskolan är en högskola som utbildar och forskar inom försvar, krishantering och säkerhet. Här får studenter, forskare och medarbetare utvecklas i en akademisk miljö där civilt möter militärt. Vi utbildar civila och militära chefer, experter och forskare som ska analysera och hantera dagens och framtida krissituationer och säkerhetsproblem. Försvarshögskolan befinner sig just nu i ett dynamiskt utvecklingsskede. Ett omfattande utvecklingsarbete väntar då Försvarshögskolan nyligen har erhållit examenstillstånd på master- och forskarnivå. Dessutom bidrar omvärldsläget till en stor efterfrågan på högskolans kompetenser.

Befattningen som utbildningshandläggare med fokus på schemaläggning och tentamenssamordning är placerad på Forsknings-, utbildnings- och studentavdelningen (FUS) vid Högskoleförvaltningen i Stockholm. FUS uppdrag är att stödja Försvarshögskolans ledning och kärnverksamhet genom beredning av högskolegemensamma forsknings- utbildnings- och studentfrågor.

Arbetsuppgifter

Från höstterminen 2020 kommer Försvarshögskolan att införa en central schemaläggning och tentamenssamordning. Som schemaläggare kommer du att lägga schema samt boka lokaler för högskolans samtliga utbildningar i högskolans system för schemaläggning, TimeEdit. Schemaläggningen kommer framförallt att vara koncentrerad till två perioder under året. Du ansvarar då för att samla in önskemål om schema och lokaler från kursansvariga lärare och utifrån deras önskemål presenterar du ett förslag. För att kunna göra detta måste du kunna prioritera och göra egna bedömningar. Du kommer även att samarbeta med Försvarsmakten i schemaläggningsprocessen då undervisning på högskolans Officersprogram bedrivs på militärhögskolan Karlberg.

Som tentamenssamordnare kommer du att ansvara för tentamensadministration, vilket innebär allt från anmälan till tentamen till bemanning och utbildning av tentamensvärdar. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att administrera studenternas anmälan till tentamen i studiedokumentationssystemet Ladok, vara kontaktperson mot institutionerna och studenterna, ansvara för att de studenter som har behov av särskilt pedagogiskt stöd får tillgång till lånedatorer samt ansvara för utdelning och arkivering av salstentamina.

Rollen som schemaläggare och tentamenssamordnare innebär ett stort ansvarstagande och kräver att du kan arbeta självständigt. Du är därför trygg i att göra självständiga bedömningar, motivera och fatta beslut. Du har lätt för att samarbeta då arbetet innebär mycket kontakt med personal vid andra delar av organisationen samt med studenter. Som schemaläggare och tentamenssamordnare kommer du att arbeta i olika administrativa IT-system varför god datorvana är ett måste.

Då tjänsten är ny kommer det finnas goda möjligheter att vara med och bygga upp och utveckla de nya arbetsprocesserna kopplade till schemaläggning och tentamenssamordning.

Även andra administrativa uppgifter inom avdelningens ansvarsområde kan förekomma.

Vem är du?

Erfarenhet av administration inom högskolesektorn är ett krav. Du ska vidare ha god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt både på svenska och engelska. Vidare krävs att du har hög ansvarskänsla samt god datorvana. Det är meriterande om du tidigare har jobbat med tentamensadministration och/eller schemaläggningsarbete vid högskola/universitet. Erfarenhet av arbete i TimeEdit och Ladok är meriterande.

Som person krävs ett serviceinriktat förhållningssätt och professionellt bemötande. Vi ser gärna att du har en god administrativ förmåga och att du på ett framgångsrikt sätt kan planera samt organisera processer och arbetsflöden.

Vi värderar god förmåga att kunna planera det egna arbetet, göra prioriteringar samt att arbeta både självständigt och i grupp. Arbetet kommer att vara dynamiskt vilket kräver att du är stresstålig, flexibel och noggrann.

Försvarshögskolan eftersträvar jämställdhet och mångfald inom samtliga yrkesgrupper. Vi välkomnar sökande med olika etniska och kulturella bakgrunder. För oss är det självklart med ett inkluderande arbetsklimat och att våra medarbetare kan kombinera arbete med ett aktivt föräldraskap.

Anställningen

Anställningen är tillsvidare med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Försvarshögskolan tillämpar sex månaders provanställning.

Ansökan

Ansökan skickas in via Försvarshögskolans rekryteringssystem genom att klicka på länken ”Logga in och sök jobbet” på annonssidan. Märk din ansökan med dnr HF/HR 145/2019.

Upplysningar

Ytterligare upplysningar om anställningen lämnas av avdelningschef Maria Gustafsson (maria.gustafsson@fhs.se) alternativt HR-specialist Erika Flodström (erika.flodstrom@fhs.se).

Fackliga företrädare är Ronnie Hjorth (SACO-S), Anders Oltorp (OFR/O) och Christian Friman (OFR/S-Försvarsförbundet). Samtliga nås via telefon 08-553 425 00 (växel).

Välkommen med din ansökan senast 2019-12-04!